Manual do Usuário X3 Hospeda

Entrar no sistema com o seu próprio usuário. Cada pessoa da equipe tem login e senha individuais, para que o sistema registre quem fez cada operação.

Entender a primeira tela depois do login: o resumo do dia, as pendências, o caixa do turno e os atalhos do topo (busca, suporte, perfil e tema).

Cadastrar a estrutura da pousada: os tipos de quarto, as unidades reais (com o número da porta) e a tarifa da diária de cada tipo. Sem isso, não é possível criar reservas.

Cadastrar as pessoas que vão se hospedar. O cadastro segue os campos que a ficha FNRH exige e fica disponível para todas as reservas futuras da pessoa.

Criar, consultar, filtrar e cancelar reservas. A reserva reúne a unidade, as datas, o hóspede titular, a origem e, quando for o caso, o convênio da empresa.

Enviar ao hóspede um link para ele mesmo preencher a ficha antes de chegar, pelo celular. Na chegada, a recepção só confere o documento.

Preencher e conferir a Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (FNRH) de cada pessoa, fazer a conferência de menores exigida pelo ECA e registrar o check-in com a hora real de entrada.

Acompanhar e lançar tudo o que o hóspede consome: diárias, frigobar, serviços, extras e descontos.

Registrar cada recebimento da reserva (sinal, parcial ou quitação) na forma correta e entregar o extrato ao hóspede.

Registrar a saída de cada hóspede. Quando todas as fichas saem, a reserva é finalizada e a unidade vai para Sujo na limpeza.

Ver a ocupação de todas as unidades ao longo dos dias, com cada reserva colorida pela situação.

Marcar a situação de cada unidade (Limpo, Sujo, Em limpeza, Manutenção) para que recepção e governança falem a mesma língua.

Abrir o caixa com o fundo de troco, registrar sangrias e suprimentos e fechar o turno com a contagem do dinheiro da gaveta.

Cadastrar os itens de frigobar e serviços e controlar o estoque com entradas, perdas e contagens.

Registrar os gastos da pousada por categoria e por unidade, com comprovante, para saber quanto custa cada quarto.

Atender hóspedes cuja hospedagem é paga pela empresa: cadastrar o convênio, lançar como Faturado, gerar e fechar a fatura mensal e registrar o recebimento.

Cadastrar as taxas da maquininha e do banco e conferir, item a item, se o que devia cair na conta realmente caiu.

Consultar e exportar em PDF ou Excel os cinco relatórios gerenciais: ocupação, caixa, recebimentos, convênios e consumo.

Criar o acesso de cada pessoa da equipe, escolher o perfil (Administrador, Gerente ou Recepção) e bloquear quem saiu, sem apagar o histórico.

Ajustar os dados da pousada, a cor da marca, os horários, o café, o limite de desconto e as regras de privacidade, e acompanhar o backup diário.

Saber quem fez cada mudança no sistema e quem entrou nele. O histórico guarda o valor antes e depois de cada alteração; o registro de acessos guarda entradas, saídas e senhas erradas.